Con la idea de llevar a cabo un desarrollo turístico que se sumar a los atractivos propios de la región, un grupo de empresarios mexicanos con una visión muy clara de lo que sería el turismo en el estado de Quintana Roo, adquirió el terreno de Xcaret, nombre maya que significa pequeña caleta.

En 1984 el arquitecto Miguel Quintana Pali, cautivado por la belleza natural del lugar, compró a este grupo cinco hectáreas de ese maravilloso terreno con la idea de construir en éste la casa de sus sueños. Sin embargo, al empezar la limpieza del terreno, fue descubriendo cenotes, formados por bóvedas que se desplomaron tras millones de años de erosión, a causa de corrientes subterráneas que desembocan al mar.

Entonces cambió de idea y sintió que tantas bellezas no podían ser privilegio de sólo unos cuantos. Así, el arquitecto Quintana comenzó a concebir la idea de un parque natural abierto al público y uniendo esfuerzos con los hermanos Oscar, Marcos y Carlos Constand se hicieron realidad este gran proyecto.

En diciembre de 1990 se abrió un parque familiar y atractivo para gente de todas las edades. En paralelo establecieron contacto con el Instituto Nacional de Antropología e Historia, para reconstruir juntos los vestigios de pirámides y edificios mayas encontrados en la zona.

Superando desafíos

Desde sus inicios, el grupo estuvo conformado por Promotora Xcaret, Promotora Xel-Há, Delphis y Garrafón (que por cierto este último y a se vendió). Cada una de estas empresas se manejaba con sus propios criterios, eran independientes unas de otras y bastante pasivas, dijo Sergio Beltrán, Subdirector de Tecnologías de la Información de Desarrolladora de Turismo Sustentable.

Al ser una organización turística orientada hacia las actividades naturales y físicas, y al desarrollo sustentable, aparentemente parecía apartada del proceso tecnológico, sin embargo, el crecimiento del grupo ha sido vertiginoso, pues a la fecha en todos los parques y delfinarios se reciben dos millones de visitantes al año y hay dos mil 300 empleados que los atienden.

“Tenemos muchos centros de utilidad que administrar (desde las taquillas hasta los restaurantes, tiendas, actividades recreativas, transporte, tours, etc.), sobre los que ya era necesario tener un mejor manejo y control para estar al tanto de su desempeño y rentabilidad”.

La administración que tenían era muy básica para sus necesidades y expectativas de crecimiento y requerían algo más tecnificado y funcional que les permitiera contar con la información detallada y precisa de cada una de estas unidades, de manera inmediata y constante; “antes teníamos esta información, pero de forma aislada y a des tiempo”, admitió Beltrán.

Solución diferenciadora

Por eso desde hace cuatro años se concibió la integración de las empresas en un “grupo virtual”, sin embargo, como desde el punto de vista administrativo la situación era compleja, se requirió una solución tecnológica para lograr economías de escala y herramientas de control efectivas.

“No fue borrón y cuenta nueva, ni tampoco se podía parar el carro. Todo se hizo con el grupo operando y creciendo, y con la obligación de atender con esmero a los clientes que cada vez son más exigentes”.

El subdirector de Tecnologías de la Información de Desarrolladora de Turismo Sustentable destacó que muchas de las actividades que se realizan en los parques son altamente personalizadas y por tanto deben contar con un buen sistema de reservaciones, control sobre los horarios, manejo de una base de datos y un buen sistema de ventas más todo lo administrativo (contabilidad, recursos humanos, finanzas, etc.)

Se analizaron varias soluciones de diferentes proveedores y nos decidimos por Microsoft Dynamics, “no era cuestión de echar un volado y ver cuál salía, sino de definir la solución más conveniente para todas las empresas y en este proceso fue de gran apoyo nuestro socio tecnológico GCG”.

Como se contaba con un buen equipo de técnicos, pero mal aprovechados, se les rescató y se les dio capacitación acelerada, el cual ahora es permanente pues hay que seguir actualizándose, comentó Sergio Beltrán. “Al principio hubo mucha resistencia, pero poco a poco se dieron cuenta de las ventajas de tener sistemas modernos y uniformes”.

Beneficios

Se fueron sustituyendo los sistemas anteriores, que eran manuales y diferentes, pues cada empresa tenía sus propias soluciones, y los cambios fueron notables; por ejemplo, ahora hay mayor control de los inventarios “que antes se manejaban a ojo de buen cubero, al igual que los costos, lo que afectaba surtido de mercancía

en tiendas y restaurantes.

“Contábamos con información, pero después de un mes o mes y medio; ahora se tienen informes al día, es más, en tiempo real, con lo que podemos reaccionar de inmediato a cualquier situación que ocurra”; si es un problema, se resuelve, si es un indicativo, se le da seguimiento”.

Ahora diariamente sabemos cuánto se vendió de playeras en una tienda, por talla, color, modelo y cuánto tenemos que comprar; también nos enteramos de cuántos comensales se atendieron en cada restaurante, que platillos se vendieron más, qué alimentos y bebidas hay que adquirir.