La asimilación tecnológica de soluciones ERP representa todo un reto para las empresas que las adquieren, debido a que no sólo abarca la implementación propia del sistema, sino el saber reconocer y recorrer las etapas subsecuentes relacionadas con la estabilización, uso y mantenimiento del sistema. Tal fue el caso de Coexpan, empresa de origen español dedicada principalmente a la extrusión y termoformado de plástico. Coexpan conforma una de las cuatro divisiones del Grupo Lantero, que posee seis plantas ubicadas en Francia, España, Alemania, Polonia, Brasil y Chile. Lo cual les permite garantizar a sus clientes una excelente calidad y servicio en cualquier lugar del mundo. Desde el inicio de sus operaciones en México, Coexpan se orientó a atender a empresas del sector lácteo, como Danone y Lala, y a partir de entonces ha crecido en su mercado, de forma que actualmente cuenta con una plantilla de alrededor de 50 empleados distribuidos mayormente en sus áreas de producción, administración y embarques.

Superando desafíos

La solución Dynamics fue adquirida hace algunos años pero no había sido aprovechada en su totalidad ocasionando retrabajos y duplicidad de esfuerzo y a que solo algunas áreas la utilizaban. Ante esta situación, se evaluaron otras soluciones de gestión empresarial como SAP y Oracle, las cuales fueron comparadas contra la funcionalidad de Dynamics, lo amigable de la solución y la familiaridad de los usuarios con la herramienta, fue lo que los llevó a continuar utilizando Dynamics de manera que se pudiera recuperar la inversión inicial y aprovecharla en beneficio de la empresa.

GCG nos hizo ver cómo podríamos llevar las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar de diferente forma, de hecho, hay muchos procesos que cambiamos, mejorando incluso la calidad de la información que teníamos, además de optimizar los tiempos en los que se realizaban ciertas tareas.”

Ing. Servando Casto – Jefe de Sistemas México

Solución diferenciadora

A decir del Ing. Castro, la decisión fue la correcta, ya que con la ayuda de GCG, aunado al apoyo de la dirección general y los usuarios, “logramos en un tiempo record de dos meses de trabajo realinear el uso de la herramienta, y ahora Coexpan con Microsoft Dynamics no sólo genera la información y los reportes financieros y contables en forma automática, sino que se puede hacer un análisis de estos datos en tiempo real”.

“Algo de gran relevancia fue que anteriormente teníamos que recapturar la contabilidad, pero a partir de entonces ya no lo hacemos, lo cual nos ayudó a empezar a ahorrar recursos además de que se redujeron los errores. Ya no es necesario que el contador, contacte a la persona de ventas para que le mande el reporte correspondiente ya que puede encontrar lo que necesite y generar la información que requiera”.

Cabe destacar que Dynamics se conecta a sistemas propietarios desarrollados internamente en Coexpan, como es el caso de una aplicación para la generación de etiquetas con códigos de barras. De esta forma no duplicamos códigos ni se generan códigos diferentes en la aplicación y aseguramos que haya una sincronización entre los catálogos que manejamos. “Hay otros módulos que hemos desarrollado en forma independiente que complementan la solución Dynamics, las hemos hecho en Visual Basic y las podemos conectar a la base de datos central”.

El Ing. Castro explicó que durante el proceso prácticamente no hubo suspensión de actividades, ya que a partir de que se modificaron códigos y la forma de operar algunos procesos, la funcionalidad y la operabilidad era la ya enseñada por GCG y conocida por los usuarios.

Dynamics es considerada en Coexpan como una aplicación crítica por que controla sus principales procesos como el de abastecimiento, venta, embarque, facturación y emisión de documentos clave. “Hasta ahora no hemos tenido fallas y GCG nos sigue dando soporte en forma correspondiente. Estamos muy satisfechos con sus servicios y la realidad es que en la actualidad poco necesitamos acudir a ellos de forma recurrente ya que la operación del sistema es muy estable” concluyó el Ing. Castro.

Involucramiento de la dirección, compromiso del personal y experiencia de GCG, la clave para el buen aprovechamiento de Dynamics.

Para que se pudiera aprovechar al máximo el potencial de Microsoft Dynamics, la intervención de la dirección general y el liderazgo de Servando Castro permitieron enfocar la atención del personal en la alineación de la herramienta en beneficio del mismo Coexpan, participando activamente en las actividades plasmadas en el plan de trabajo y ajustado con prontitud los catálogos de productos y otras funciones y datos que necesitaba Dynamics para su correcta explotación.

Los beneficios no se hicieron esperar; la mezcla de talentos Coexpan-GCG, permitieron obtener, entre otros logros, la elaboración de reportes contables y financieros prácticamente en línea, “ya que en cualquier momento pue de consultar el estado de las ventas, devoluciones, etc. “

A decir del Ing. Castro, GCG les hizo ver cómo podrían llevar las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar de diferente forma, además de muchos otros procesos que cambiaron durante esta etapa, además de que se mejoró incluso la calidad de la información que generaban, y se optimizaron los tiempos en los que se realizaban ciertas tareas.