En Monex no se conformaron con ser solamente un centro de compraventa de divisas, y ahora son un grupo financiero con casa de bolsa, operadora de fondos de inversión y derivados, sofol, afore y están en el proceso de obtener la licencia para operar un banco. Monex ha crecido mucho en los últimos cinco años, afirma Javier Ramos, director de Sistemas del grupo, y uno de los elementos esenciales para lograrlo fue la inversión en tecnología y sistemas de información que nos ayudaron a consolidar la operación de la compañía.

“Por un lado tenemos algunos procesos propios de una institución financiera, que forzosamente requieren sistemas flexibles y en algunos casos hechos a la medida de nuestras necesidades; pero por otro lado, somos una empresa con prácticas administrativas estándar, por lo que requeríamos una solución multicompañía”.

Superando desafíos

Hay que considerar que una institución financiera es una empresa regulada y muy vigilada, en este caso por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV) y por Banco de México, a los que debemos informar la situación financiera del grupo, por eso fue necesario realizar una reingeniería completa de los procesos y para ello elegimos un sistema como Microsoft Dynamics”.

Si no fuéramos una empresa regulada, a la que continuamente se le realizan auditorías, posiblemente podríamos llevar una contabilidad más sencilla, puntualiza el director de Sistemas del grupo, pero ante las restricciones financieras buscamos las mejores soluciones de negocio, con los mejores procesos y la mejor gente. Monex necesitaba un sistema con el que pudiera manejar varias unidades de negocio e incorporar la contabilidad general, presupuestos, proveedores, compras, cuentas por pagar y de activo fijo, así como proyectos de inversión.

Se evaluaron diferentes alternativas, de diversos tamaños y tipos, sin embargo su acercamiento con Microsoft acabó de convencerlos de que ésta es una empresa confiable, pues todos sus productos siempre han sido fáciles de usar, y ahora también los que ofrece al mundo corporativo. “En el mundo de los ERP (Enterprise Resource Planning) hay una gran variedad de opciones, pero nosotros nos decidimos por la flexibilidad y por un costo moderado”.

Además, la inversión tenía que ser a largo plazo, dice Javier Ramos, por eso también procuramos que el socio de negocios con el que trabajáramos tuviera la capacidad de innovar y llevarnos en el tiempo a lograr la incorporación de mejoras de una manera práctica; debía ser una empresa que se comprometiera a mantener una relación con Monex y esa fue GCG –socio certificado de Microsoft- que ha ido de la mano con nosotros.

La relación costo-beneficio fue una razón de peso para que Monex eligiera Microsoft Dynamics (que antes era conocido como Microsoft Business Solution). Javier Ramos admite que la implementación del nuevo sistema no fue fácil, pues cuando las personas han hecho una labor durante muchos años, ya están acostumbradas a una forma de realizarla y de repente hay que cambiarles todo. La plataforma es fácil de usar, es amigable, con capacitación básica se puedes hacer”, reconoce.

Beneficios

Los estados financieros que antes se hacían en 12 días hábiles y con resultados dudosos por el proceso rudimentario que se utilizaba, hoy se logran en ocho días con información perfectamente precisa y confiable, y trabajando en las horas normales, ya que las personas incluso laboraban los fines de semana.

Pero además de esta reducción en el tiempo y la precisión en las cifras, ahora es posible monitorear en cualquier momento la evolución de las finanzas de la empresa y darle seguimiento a los procesos. “Con un ERP como Microsoft Dynamics no ganamos más clientes, pero a los que tenemos les podemos garantizar seguridad pues están en una institución bien administrada”.Para poder dar solución a estas inconsistencias, decidieron migrar a Microsoft Dynamics 365 Business Central con la ayuda de GCG, partner de Microsoft. Esta implementación incluyó Microsoft Power BI para informes en tiempo real, Microsoft Power Automate para la automatización de procesos y Microsoft AppSource para lanzar una plataforma B2B.