Sistema seguro y flexible para la constante evolución de los procesos de negocio

Las ventas por catálogo siguen siendo una importante fuente de ingresos para muchas personas y eso lo sabe Home Interiors, que gracias a la calidad de sus productos para el hogar y su constante preocupación por innovar y servir a sus clientes, ha logrado ubicarse entre los líderes de la industria de las ventas directas, luego de 11 años de presencia en México.

Home Interiors de México, sub sidiaria de Home In teriors & Gi fts, de Estados Unidos, se especializa en la venta directa de artículos de decoración y regalos, y su estrategia competitiva está sustentada en una of erta de valor para las 60,000 personas que se dedi can a la venta de este tipo de artículos (generalmente mujeres de entre 20 y 60 años de edad).

Alejandro Garza, director de Operaciones de Home Interiors, afirmó que además del actual catálogo con más de 800 productos para cada espacio del hogar (cuadros, espejos, velas, muebles pequeños, figuras, flores y artículos de temporada: Navidad, Pascua, etc.), anualmente introducen más de 450 nuevos productos.

Aún cuando mantienen una competencia fuerte con las tiendas departamentales y especializadas además de las compañías de ventas por catálogo del ramo, las ventas de la empresa al ci erre de 2005 registraron un incremento de 11.5% en tanto que las utilidades aumentaron 28%.

También da a conocer que su principal proveedor es su casa matriz con más de 80% de los productos, aunque han desarrollado algunos proveedores nacionales para personalizar algunos artículos a las necesidades del mercado mexicano.

Superando desafíos

Alejandro Garza afirma que durante los últimos tres años Home Interiors ha dedicado entre 1 y 3% de sus ventas a proyectos de investigación, desarrollo e innovación tecnológica porque, derivado de su crecimiento, tenían una colección de sistemas independientes, en diferentes plataformas, para soportar sus procesos administrativos, financieros, comerciales y de distribución.

“Cada departamento era dueño de su propio sistema y por consiguiente de su propia información, por lo que existían islas operativas en la compañía. Algunos de estos sistemas estaban tecnológicamente obsoletos, por lo que además de presentar problemas de vulnerabilidad también se dificultaba adaptarlos para soportar nuevos procesos, para compartir información interdepartamental y en general para interoperar con las nuevas tecnologías”.

Fue cuando se decidió invertir en un sistema integrado y tener una sola fuente de información para toda la compañía. El área de Finanzas era la que más padecía, porque a la hora de hacer sus conciliaciones contables recibía información diferente de muchas fuentes, lo que además generaba que el realizar una auditoría fuera un proceso largo y tardado.

Solución diferenciadora

Home Interiors eligió el ERP (Enterprise Resource Planing) Microsoft Dynamics (anteriormente Microsoft Business Solution) para reemplazar la colección de sistemas independientes que tenía, buscando concentrar toda la información en un mismo lugar, mantener la integridad y seguridad de su base de datos y tener ésta disponible en cualquier momento.

El nuevo sistema también debía ser fácil de usar y de conectarse con el portal de la empresa, y ser muy flexible para adaptarse a la evolución de los procesos de negocios.

Además del ERP de Microsoft, se evaluaron otras soluciones, comenta Garza, pero antes de eso se determinaron los requerimientos por área, para lo que se formó un comité de selección con responsables de cada departamento (Servicio al cliente, Operación, Planeación, Compras, Inventarios, Logística y distribución, Finanzas, Mercadotecnia) y se escucharon propuestas de los proveedores.

A todo el proceso de adaptación e implementación de Microsoft Dynamics se le llamó Oryx porque se buscaba tener un sistema robusto, resistente, adaptable al cambio y flexible, características principales de este antílope africano”, explica el director de Operaciones de Home Interiors.

La implementación comenzó en 2003 y se dividió en etapas, primero se les explicó a los trabajadores en qué consistía el proceso y se les capacitó. Todo se hizo paso por paso , se establecieron metas a corto plazo y así las personas podían ir viendo los avances.

“El proceso se dividió en cinco fases y cada una terminó en tiempo a pesar de que en el camino se descubrieron nuevas necesidades, pero al final se logró integrar todo al proyecto original y con el mismo presupuesto”.

José Torres, del área de ventas de GCG, destaca que el de Home Interiors fue un proyecto bien planeado, bien administrado, y que en todo momento se respetó la metodología de trabajo, la cual se pulió con los controles que pidió la matriz de Estados Unidos, lo cual ayudó a cumplir en tiempo y costo. “Fueron 15 meses de labor ardua pero satisfactoria”.