Soporte y una visión a futuro para DOC SOLUTIONS

DOC SOLUTIONS arrancó sus operaciones en el 2002 como una empresa de guardia y custodia de archivos, almacenando cajas con documentos y expedientes que eran organizados mediante un sistema de código de barras para mantener el control y rastreo de los mismos; tras la experiencia adquirida y las cambiantes necesidades de sus clientes, se introdujeron a otro giro, enfocándose a la gestión documental, desarrollando sistemas para controlar los expedientes y la información que contienen, desde su etapa de creación y captura pasando por sus transferencias y préstamos a diferentes oficinas, hasta la verificación y generación de base de datos, mediante lo cual sus clientes toman decisiones estratégicas para sus negocios, también les permite responder de forma rápida ante cualquier eventualidad que esta dentro de un archivo ya sea para requisitos hacendarios o cuestiones penales. Como punto adicional, DOC SOLUTIONS también ha incursionado en el tema de la digitalización de expedientes, convirtiéndolos en archivos de imagen o el formato que el cliente requiera, hosteando esta información a través de unidades de almacenamiento que pueden ser consultadas por el usuario en cualquier parte del mundo.

Superando desafíos

El cambio de estrategia de negocios, ha llevado a DOC SOLUTIONS a tener un rápido y sustantivo crecimiento, actualmente cuentan con una cartera que rebasa los 200 clientes entre gobierno y sector privado, el cuál abarca básicamente a las entidades financieras, automotrices, industria de moda, alimentos, empresas tecnológicas y publicitarias; su infraestructura esta conformada por 6 centros documentales ubicados al norte del Valle de México, desde donde atienden clientes en todos y cada uno de los estados del país, dependiendo del tipo de proyecto, la empresa maneja una planta laboral de alrededor de mil 500 empleados, sus ventas se han multiplicado en un 100% desde su primer año de operaciones y tiene una tasa de crecimiento anual compuesto del 115% a la fecha.

La empresa no solo creció en cuanto a infraestructura, capital y cartera de clientes, sino también amplió su tecnología, «empezamos con sistemas básicos, luego fuimos implementando algunos de control de almacén evolucionados, de registro, consulta de base de datos, sistemas de publicación», comentó Fredrik Nilsson Millán, director de operaciones de DOC SOLUTIONS, quién aseguró que el desarrollo en IT dentro de la empresa ha sido fundamental, dado que se consideran una compañía tecnológica debido al manejo de base de datos e información que realizan, motivo por el cuál requerían las herramientas necesarias para garantizarle al cliente un eficiente manejo de la información, «un ser humano puede cometer errores, pero entre más herramientas tecnológicas tenga, es más fácil evitar ese problema lo cual eleva nuestra productividad, control de calidad y reporteo».

Solución diferenciadora

Luego de un análisis de diferentes herramientas, DOC SOLUTIONS, en conjunto con el partner GCG llegáron a la conclusión de adquirir Dynamics de Microsoft, «una cosa que nos gusto fue la estabilidad que tiene la herramienta», comentó su director de operaciones, aún cuando en aquel entonces la empresa era pequeña y no se requerían todos los módulos que ofrece el ERP, sin embargo al paso del tiempo, la evolución que tuvieron comenzó a demandar mayores aplicaciones, «de manera muy fácil hemos podido hacer un upgrade del sistema, tener módulos nuevos, pantallas y accesos directos», aunado a esto, siempre contaron con el apoyo del partner GCG, quien en todo momento les ofreció un soporte técnico muy rápido y cercano «nos han ofrecido un servicio de consultoría o nos desarrollan alguna herramienta personalizada relacionado con Dynamics que fluya de una manera rápida, es algo con lo que estamos muy contentos hasta la fecha y creo que seguiremos con esa herramienta» enfatizó Nilsson Millán.

Minimizando impactos financieros

Dentro de DOC SOLUTIONS es el área financiera quién más utilidad le da a la herramienta, pues es donde se maneja la emisión de facturas, ordenes de compra, gastos e ingresos de gastos e ingresos de cada día, actividades que realiza el equipo de contabilidad, sin embargo a nivel ejecutivo, la herramienta representa un fácil y rápido manejo de la información «lo que nos gusta es la facilidad con que podemos sacar todo tipo de reportes financieros, hacer consultas, acceder a la información en cualquier momento y lugar por los niveles de acceso que tenemos», argumentó Fredrik Nilsson, quién opina que la información se traduce en dinero, por lo que es de suma importancia tener en su mano la información de forma oportuna y ágil, «tenemos que tomar acciones de manera muy rápida y si no tenemos la información en el momento, nos podemos tardar varias días en haber tomado una decisión que durante ese periodo de tiempo nos pudo haber implicado una menor ganancia o un impacto financiero».

Un paso hacia el futuro

Actualmente la empresa esta enfocada a la parte financiera de la herramienta pero se esta evaluando explotar la parte de gestión de proyectos y algunos otros módulos que fueron mostrados recientemente por el partner, «como ya manejo una gran cantidad de proyectos de manera simultánea, tengo que tener unas herramientas bastante sólidas para poder controlarlos sin perder la visión general», dijo el director de operaciones de DOC SOLUTIONS.

Un diálogo entre sistemas

DOC SOLUTIONS posee algunos desarrollos con otros sistemas para diferentes controles de inventario y almacenamiento de algunos proyectos que se han incorporado de manera exitosa con Dynamics, «un ejemplo es un módulo de facturación, tenemos una infinidad de clientes con diferentes características como cotizaciones o volúmenes de facturación, lo que hace Dynamics es que platica con este otro módulo de inventario donde le va retroalimentando la información de manera periódica para que las facturas salgan de manera completamente automática lo cual nos ahorra cientos de horas hombre», finalizó el director de operaciones de DOC SOLUTIONS, Fredrik Nilsson Millán.