Con independencia del tamaño, toda compañía debe contemplar en su estructura la función de compras, sector encargado de la adquisición y abastecimiento de materiales y servicios para la organización. En las grandes empresas, esta área generalmente está representada en el organigrama por medio de un departamento específico. En las pequeñas y medianas, suele integrarse a otras divisiones administrativas.

Debido a que la función de compras se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de las demás funciones: producción para manufacturar o procesar el producto; ventas y distribución, y ejecución en el esfuerzo global organizado, es cardinal que la empresa cuente con un sistema de información que permita manejar en forma adecuada las interacciones internas y externas asociadas con la labor. Frente a este requerimiento, Microsoft Dynamics 365 presenta múltiples cualidades dirigidas a optimizar las operaciones.

Desafíos del área de compras

Fundamentalmente, la tarea de quien se encarga de adquisición y abastecimiento se centra en encontrar el producto al proveedor, al precio justo y en el momento correcto. Con la finalidad de generar utilidades, este trabajo implica grandes habilidades para manejar variables de planeación de compras, pero aun cuando las destrezas de los responsables del área sean destacadas, existen errores frecuentes:

1. Subestimar la importancia del proveedor. No se trata de quién necesita más a quién, si el comprador al proveedor o viceversa, sino de generar un escenario apropiado para la negociación.
2. Desconocer al proveedor. A veces no se conoce lo suficiente al cliente objetivo, por lo que el trato pudiese resultar mejor con otra organización.
3. Manejar cifras e información de modo incorrecto o insuficiente. El comprador como negociador debe tener dominio pleno sobre los términos y números que inciden en los resultados de la compañía.

¿Qué ofrece Dynamics 365 para sortear los retos de compras?

El empleo de la nueva generación de aplicaciones de negocio de la firma de Bill Gates brinda diversos beneficios y ventajas a la organización. La aplicación basada en la nube facilita la vida de compras por cuanto permite:

1. Gestionar eficientemente la relación con los proveedores.
2. Controlar y administrar transacciones.
3. Generar solicitudes de cotización y compra.
4. Procesar recepciones y facturas.
5. Crear reportes de forma rápida y sencilla.
6. Compartir información con otras áreas como producción, ventas, marketing, finanzas e inventario.

Trabajar con una única plataforma de crecimiento empresarial o con una con la habilidad de integrarse con otras, como lo hace el producto de Microsoft, permite no solo agilizar los procesos, sino inyectarle a la organización dosis de inteligencia capaces de catapultarla.

La compañía, como sistema o conjunto de elementos, no puede tener departamentos que actúen de modo aislado. Dynamics 365 justamente atiende esa necesidad y enfoca sus desarrollos atendiendo cada componente del ecosistema empresarial. Así, cuando compras experimenta mejoras, también lo puede hacer finanzas o producción. El carácter vinculante de la solución es su llave para transformar la productividad.