15 errores que evitar al implantar un ERP

Cuando hablamos de la implantación de un Enterprise Resource Planning (ERP), hablamos de posibilidades para la empresa de crecer de sostenidamente y aumentar su rentabilidad y productividad. Si bien un ERP puede ser aprovechado de manera importante, el proceso de adquirirlo y adoptarlo implica ciertas complejidades que conviene tener claras. De lo contrario, las probabilidades de que el resultado no sea el esperado podrían ser bastante elevadas.

Un punto fundamental donde las compañías suelen presentar falencias tiene que ver con la definición del objetivo principal y alcance del proyecto. Este aspecto, que deberá ser soportado en los procesos y en la cultura de trabajo de la empresa, tanto a escala macro como a escala individual en cada uno de los miembros del equipo, marca el pie con que se dará inicio al proceso, de manera que su atención es vital para alcanzar el valor anhelado con la adopción del sistema.

A continuación presentamos las situaciones y errores más frecuentes en la implantación de un ERP que, por tanto, deben ser evitados:

1. Seleccionar erróneamente al equipo: Se necesita de personas eficientes, de aquellas que conocen a profundidad el manejo de la compañía y cómo se llevan a cabo sus procesos, con particularidades y posibles conflictos.

2. Asignar a un líder inhabilitado para tomar decisiones: No se debe asignar a una persona sólo porque esté disponible para llevar las actividades. La persona idónea debe conocer la organización de la A a la Z, saber establecer prioridades y tener la jerarquía para tomar decisiones.

3. Falta de actitud innovadora y un equipo de trabajo comprometido: La implantación puede tomar meses, por lo que se necesita gente capaz de construir con una actitud positiva, conciliatoria y de resolución de conflictos.

4. Falta de participación de directivos: Es imperioso que más allá de delegar tareas, los directivos se comprometan e involucren en reuniones para ayudar a definir objetivos y detectar posibles complicaciones.

5. Falta de planificación y metodología: Un ERP no se puede adoptar de forma improvisada. Se deben comprender las fases de implantación, documentarlas y hacer revisiones. Antes de elegir una solución conviene realizar una auditoría sobre los procesos y políticas de la empresa.

6. Confusión en los objetivos y alcance: Esto supone un riesgo sobre el presupuesto, altera los tiempos y disipa esfuerzos. No tener claros los objetivos de un proyecto nunca podrá propiciar el éxito del mismo.

7. Considerar el precio como variable principal de selección: La eficiencia de una solución no se debe medir por su precio, sino por la capacidad que ésta tiene para resolver las necesidades que plantee la organización.

8. Pretender ahorrar en cuestiones fundamentales: Pensar en ahorrar dinero eliminando aspectos como la capacitación o el soporte técnico provocará una pérdida de tiempo y retrasarán el disfrute de los beneficios del sistema.

9. Capacitación y gestión del cambio inadecuadas: La formación en un nuevo sistema es crítica. Los usuarios deben dejar de trabajar con su herramienta habitual y aprender a hacer las cosas de otra manera. Mientras más formados resulten, mayores serán los beneficios de la inversión y la resistencia al cambio, más corta.

10. Comunicación deficiente: Este punto suele estar acompañado de una equívoca gestión del cambio. Una comunicación deficiente de los objetivos, fases del proyecto y funcionalidades del sistema puede desembocar en la falta de compromiso del equipo y en una resistencia al cambio prolongada.

11. No estudiar detalladamente a los proveedores: Se aconseja investigar trayectoria y solidez, igualmente solicitar referencias de varias empresas y elegir, más que a un proveedor, a un aliado del negocio.

12. No estimar la limpieza de datos: La migración de datos es una tarea pesada e involucra información que a veces varía hasta el último momento. Con el fin de minimizar errores, se precisa que la programación y parámetros de procedimiento se pongan en marcha desde el principio. Un ERP es tan bueno como los datos que están en él.

13. Asumir que la implantación es un proyecto sólo de sistemas: Un ERP se debe visualizar como un proyecto integral y estratégico para el crecimiento de la organización. Además de incluir recursos tecnológicos y de infraestructura, contempla el capital humano.

14. Reposar la responsabilidad del proyecto en el proveedor: La empresa debe comprender el carácter de corresponsabilidad de la implantación y no perder de vista que el resultado de ésta será el instrumento con que la firma operará sus procesos diarios.

15. Descuidar el mantenimiento: El mantenimiento preventivo es clave para cuidar la inversión. Si éste no se realiza oportunamente, los sistemas podrían volverse obsoletos en un tiempo menor que el esperado, lo que afecta las dinámicas de la compañía y los procesos de negocio.

Como es evidente, la mayoría de los errores podría evitarse con una planificación adecuada, por lo que es primordial que los directivos de empresas tengan presente cada uno de estos aspectos al momento de definir cómo será la implantación del ERP de su organización.